本日は、仕事で電子帳簿に関して請求書をどのように送付するか取組みを行いました。
Working Folderとは、、、、
Working Folderの使い方や特徴を記事にしました。
🚀 Working Folderを使った電子帳簿保存の流れ
① スキャン＆アップロード
- 請求書や領収書をスキャン
- 直接Working Folderにアップロード（富士フイルム複合機からも可能）
② ファイル名やタグの設定
- 「取引先名」「日付」「金額」などをファイル名やタグに記録
- 検索性を高める
③ アクセス権限・セキュリティ設定
- アクセス権限を設定（閲覧・編集・ダウンロード制限）
- 必要に応じてパスワード・有効期限設定
④ 保存期間設定
- 保存期間（7年または10年）を設定
- 自動削除機能を活用（必要に応じて）
⑤ 必要時にダウンロード・提出
- 税務調査時に特定のフォルダやファイルを一括ダウンロード
- 監査ログ（操作履歴）を提示
🎯 Working Folderを電子帳簿保存に使うメリット
✔️ 紙文書をスキャンして電子帳簿化 → 保管スペース削減
✔️ 関係者での文書共有・編集が簡単
✔️ アクセス制御やセキュリティ設定で安全に管理
✔️ 税務調査にもスムーズに対応可能
📝 電子帳簿保存法とWorking Folderの活用ポイント
電子帳簿保存法では、電子データとして保存するために次のような要件が求められます：
✅ ① 真実性の確保
→ 改ざんや削除ができない状態で保存
✔️ Working Folderで以下を実現可能：
- 操作ログ（履歴）の記録
- アクセス権限の設定
- 書類のタイムスタンプ付与（オプション）
✅ ② 可視性の確保
→ 必要な書類をすぐに確認・検索できる状態にする
✔️ Working Folderで以下を実現可能：
- ファイル名、フォルダ名、タグで分類
- キーワード検索機能
- プレビュー機能（ファイルを開かずに内容を確認）
✅ ③ 保存要件の遵守
→ 7年間（または10年間）の保存義務
✔️ Working Folderで以下を実現可能：
- 保存期限の設定
- 一括ダウンロード・アーカイブ可能
- 容量制限なし（契約内容により異なる）
✅ ④ 課税庁への提示
→ 税務調査などで提示・ダウンロードが容易であること
✔️ Working Folderで以下を実現可能：
- 必要な文書の一括ダウンロード
- 関係者へのリンク共有
Working Folder（ワーキングフォルダー）は、富士フイルムビジネスイノベーションが提供しているクラウドストレージサービスです。企業向けに設計されており、文書管理や情報共有、セキュリティを重視した機能が特徴です。
Working Folderの主な特徴
✅ クラウドベースのストレージ
- 文書やデータをインターネット上のクラウドに保存できる
- 外出先やリモートワーク環境でもアクセス可能
✅ セキュリティ機能
- 通信の暗号化
- アクセス権限の管理（ユーザーごとの閲覧・編集権限の設定）
- 操作履歴の記録（監査ログ）
✅ ドキュメント管理・共有
- 文書の一元管理
- 関係者とのファイル共有
- 変更履歴やバージョン管理
✅ マルチデバイス対応
- PC、スマートフォン、タブレットからアクセス可能
- インターフェースがシンプルで使いやすい
✅ 連携機能
- 富士フイルムの複合機（MFP）と連携可能
- スキャンした文書を直接アップロード
- プリントアウトやファクス送信
具体的な利用シーン
- 社内外のプロジェクトでのファイル共有
- 紙文書をスキャンしてクラウド保存
- 外出先での資料確認・修正
- 社内の文書管理システムとして利用
Working Folder は特に文書管理やセキュリティを重視する企業にとって便利なツールです。クラウド運用による電子帳簿保存にも適しているため、電子帳簿の管理にも活用できそうですね。
4o
あなた:
working folderで請求書を送信
ChatGPT:
Working Folder で請求書を送信する手順は次のようになります。
（富士フイルムの複合機を利用する場合も考慮しています）
🚀 手順：Working Folderで請求書を送信する
① 請求書をアップロード
- Working Folder にログイン
- 「新規アップロード」ボタンをクリック
- ファイル選択ウィンドウで請求書のPDFやExcelファイルを選択
- 必要に応じてフォルダ名やタグを設定
- 「アップロード」をクリック
② アクセス権限を設定（必要に応じて）
- 取引先や担当者ごとにアクセス権限を設定可能
- 閲覧のみ
- 編集可能
- ダウンロード制限
- 必要に応じて「パスワード設定」や「有効期限設定」を追加
③ 請求書を送信
- アップロードした請求書を右クリック
- 「共有リンクを作成」を選択
- 生成されたリンクをコピー
- 取引先にメールなどでリンクを送信
④ 相手がアクセス＆ダウンロード可能
- 受信者はリンクをクリックして請求書を確認
- 権限に応じてダウンロードや印刷が可能
⑤ （オプション）複合機から直接送信
富士フイルムの複合機を使用している場合は、スキャンした請求書を直接 Working Folder に保存して送信可能：
- 複合機の操作パネルから「スキャン to Working Folder」を選択
- ファイル名や保存先フォルダを指定
- スキャン完了後、Working Folderでアクセス権限を設定
- 生成したリンクを取引先に送信
🎯 ポイント
✅ 送信した請求書のアクセス履歴を確認可能
✅ 共有リンクの有効期限やパスワード設定でセキュリティ強化
✅ アクセス権限を細かく管理できるので、誤送信や不正アクセスを防止
コメント